Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tästä rekisteri- ja tietosuojaselosteesta selviää kuinka henkilötietoja käsitellään ja käytetään EBA Finland Oy:n palveluiden markkinoinnissa ja viestinnässä. Seloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukaisesti.

Rekisterinpitäjä
EBA Finland Oy
toimisto@ebafinland.fi
Anneli Hulkko
+358449145074

Rekisterin nimi
EBA Finland Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteri

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito ja markkinointi.

Oikeusperusteita henkilötietojen käsittelylle ovat henkilön suostumus, sopimus, lakisääteiset velvoitteet tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, kun rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä on asiallinen yhteys (esim. yhteydenotto rekisterinpitäjään tai rekisteröidyn työnantajan ja rekisterinpitäjän välisestä toiminnasta syntyvä henkilötietojen käsittely). Oikeutetun edun perusteella asiakasrekisteriin voidaan kirjata myös sellaisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja, joiden rekisterinpitäjä voi perustellusti odottaa olevan kiinnostuneita rekisterinpitäjän tarjoamista palveluista tai kun palveluilla on olennainen liityntä asiakkaan työtehtäviin tai vastuualueeseen.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin mahdollisesti tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista sekä laskutustiedot.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää tietoja vain sen ajan, joka on tarpeen henkilötietojen ennalta määritellyn käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Yleensä, jos rekisterinpitäjä ei ole ollut yhteydessä rekisteröityyn kahden edellisen vuoden aikana, henkilötiedot poistetaan järjestelmistä. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa pyytää tietojensa poistamista.

Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterinpitäjä ei säännönmukaisesti luovuta tietoja muille tahoille. Rekisterinpitäjä voi kuitenkin luovuttaa koulutukseen osallistuvan henkilön tiedot tarvittavilta osin koulutuksen järjestävälle taholle tietosuojalainsäädäntöä noudattaen. Rekisterinpitäjä ei vastaa näiden yhteistyökumppaneiden suorittamasta henkilötietojen käsittelystä

Mahdolliset henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen. Tietoja ei siirretä Yhdysvaltoihin ilman rekisteröityjen nimenomaista suostumusta.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).